Processen optimaliseren klinkt vrij algemeen. Toch kun je met een aantal manieren vrijwel alle processen binnen een bedrijf snel optimaliseren. Het gaat dan met name over processen waar informatie bij komt kijken. De omvang van deze processen groeit steeds sneller, omdat we leven in een wereld waarin informatie een enorm rol speelt. Bedenk je maar eens waar je nu mee bezig bent. Spoiler: het opzoeken en lezen van informatie. Waar jouw brein deze informatie leest, verwerkt en vervolgens wel of niet iets mee doet, is het in een organisatie onmogelijk om alle informatie te laten verwerken door mensen. Daarvoor zijn oplossingen beschikbaar: workflow management en document management systemen.
Hoe pas je workflow management toe?
Een workflow applicatie is een software-hulpmiddel dat de taken in een bedrijfsproces automatiseert. Om het in jip-en-janneketaal uit te leggen: een workflow applicatie leidt gegevens langs een vooraf uitgezet pad, totdat een onderdeel in het proces is voltooid. Taken in de workflow kunnen bestaan uit goedkeuringen, het toevoegen van informatie of het overdragen van gegevens. Workflow Apps splitsen een workflow in een set van gegevens die nodig zijn om het proces te voltooien en een pad voor de gegevens om te volgen. De workflow applicatie gebruikt een formulier om gegevens te verzamelen op verschillende punten in het proces. Een workflow applicatie leidt het proces automatisch, door meldingen te geven aan mensen om taken te voltooien of door systeemacties te triggeren met specifieke opdrachten. Een workflow applicatie doet ook vaak aan versiebeheer, het is meestal geïmplementeerd. Dit is het bijhouden en volgen van de fases in een proces.
Je kunt de aanmaak tot het eindproduct van het document zien en daarnaast kun je er ook wijzigingen van een document in registreren. Het kan daarmee worden toegepast op allerlei soorten documenten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan contracten of documenten over het functioneren van een medewerker. Dit is enorm handig omdat je dus op een later moment precies kunt inzien wat er in een specifieke versie is vastgelegd. Versiebeheer is onmisbaar als je met meerdere mensen (tegelijk) aan één document wilt werken. Dat kan vanaf verschillende apparaten, waarna je het centraal opslaat in een document management systeem.
